top of page

Panduan untuk Manajemen Aset Perangkat Lunak

Manajemen Aset Perangkat Lunak, atau Software Asset Management (SAM), adalah salah satu praktik Manajemen Aset TI (ITAM) terpenting yang dapat anda perkenalkan ke organisasi anda untuk mengendalikan biaya dan mengurangi risiko. SAM adalah serangkaian proses yang memungkinkan departemen TI mengelola aset perangkat lunak mereka untuk perusahaan.


Praktik SAM yang efektif dapat membantu Anda mengelola, melindungi, dan mengontrol ekosistem TI sambil mendukung pengiriman layanan TI yang efektif. Pada saat yang sama, ini membantu anda untuk menghemat uang, mengurangi pemborosan, dan mendukung aktivitas GRC (Governance, Risk and Compliance) atau Tata Kelola, Risiko, dan Kepatuhan.


Dalam artikel berikut, kita akan melihat keseluruhan siklus hidup SAM, manfaatnya bagi bisnis anda, dan bagaimana rangkaian lengkap kemampuan InvGate Insight dapat membantu anda mencentang semua kotak saat ingin mengoptimalkan operasi anda.




Index


Apa itu Manajemen Aset Perangkat Lunak (SAM)?


SAM adalah praktik yang menjaga Perangkat Lunak dan Manajemen Lisensi Anda. Di ITIL 4, ini adalah bagian dari praktik Manajemen Aset. ITIL mendefinisikan SAM sebagai "aspek Manajemen Aset TI yang secara khusus ditujukan untuk akuisisi, manajemen, rilis, penerapan, pemeliharaan, dan akhirnya penghentian aset perangkat lunak. Prosedur SAM menyediakan manajemen, kontrol, dan perlindungan aset perangkat lunak yang efektif."


Perbedaan antara SAM dan HAM


Software Asset Management (SAM) dan Hardware Asset Management (HAM) adalah dua konsep terpisah yang berkaitan dengan pengelolaan aset dalam lingkungan teknologi informasi.


Berikut adalah perbedaan antara keduanya:


Software Asset Management (SAM):

1. SAM berkaitan dengan manajemen perangkat lunak yang digunakan dalam organisasi.

2. Tujuan utama SAM adalah untuk mengoptimalkan lisensi perangkat lunak dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan lisensi dari vendor perangkat lunak.

3. SAM melibatkan pemantauan dan pelacakan perangkat lunak yang diinstal pada perangkat, termasuk jumlah lisensi yang tersedia dan digunakan.

4. Melalui SAM, organisasi dapat mengidentifikasi dan mengelola perangkat lunak yang tidak berlisensi atau tidak digunakan secara efisien, sehingga mengurangi risiko pelanggaran lisensi dan biaya yang tidak perlu.


Hardware Asset Management (HAM):

1. HAM berkaitan dengan manajemen perangkat keras atau hardware yang digunakan dalam lingkungan IT organisasi.

2. Tujuan utama HAM adalah untuk mengoptimalkan penggunaan dan ketersediaan perangkat keras, serta memastikan bahwa perangkat keras tersebut tetap berfungsi dengan baik.

3. HAM melibatkan pelacakan inventaris perangkat keras, termasuk jenis, nomor seri, kondisi, lokasi fisik, dan riwayat perawatan perangkat keras.

4. Melalui HAM, organisasi dapat mengidentifikasi dan mengelola perangkat keras yang sudah usang atau perlu ditingkatkan, sehingga dapat menghindari kerugian karena kegagalan perangkat keras dan memaksimalkan investasi dalam perangkat keras.


Dengan demikian, meskipun keduanya memiliki tujuan yang berbeda, baik Software Asset Management (SAM) maupun Hardware Asset Management (HAM) memiliki peran penting dalam menjaga aset teknologi informasi organisasi dan meningkatkan efisiensi pengelolaannya.


Kenapa SAM itu sangat penting?


Software Asset Management (SAM) memiliki banyak manfaat dan penting dalam lingkungan bisnis. Berikut adalah beberapa alasan mengapa SAM sangat penting:


1. Kepatuhan Lisensi: Dengan SAM yang efektif, organisasi dapat memastikan bahwa lisensi perangkat lunak yang digunakan sesuai dengan persyaratan dari vendor perangkat lunak. Ini menghindari risiko pelanggaran lisensi, denda, dan potensi litigasi yang dapat menyebabkan kerugian finansial dan reputasi bagi perusahaan.


2. Optimalisasi Biaya: SAM memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi dan mengelola perangkat lunak yang tidak berlisensi atau tidak digunakan secara efisien. Dengan mengetahui jumlah lisensi yang dibutuhkan dan digunakan, perusahaan dapat menghindari pembelian lisensi yang berlebihan dan mengoptimalkan pengeluaran perangkat lunak.


3. Keamanan Data: Perangkat lunak yang tidak diatur dengan baik dapat menjadi celah keamanan bagi organisasi. Dengan SAM, perangkat lunak dapat diupdate secara teratur dengan patch keamanan terbaru, mengurangi risiko serangan siber dan kebocoran data.


4. Efisiensi Operasional: Dengan SAM, perangkat lunak dapat dipantau dan dikelola dengan lebih efisien. Pembaruan dan perbaikan perangkat lunak dapat dilakukan secara terpusat dan otomatis, menghemat waktu dan upaya administratif bagi departemen IT.


5. Perencanaan Strategis: Informasi yang diperoleh dari SAM membantu dalam perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Data tentang penggunaan perangkat lunak dan kebutuhan lisensi dapat membantu dalam merencanakan investasi IT di masa depan.


6. Pengendalian Risiko: Dengan mengetahui dan mengelola dengan baik aset perangkat lunak, organisasi dapat mengurangi risiko ketidakpatuhan lisensi, sanksi hukum, dan potensi dampak negatif pada operasional bisnis.


7. Kesadaran Vendor dan Perundingan Kontrak: Dengan SAM yang transparan, organisasi memiliki keunggulan saat bernegosiasi dengan vendor perangkat lunak dalam hal harga dan persyaratan kontrak.


Secara keseluruhan, Software Asset Management (SAM) membantu organisasi untuk mengoptimalkan pengelolaan perangkat lunak, meningkatkan kepatuhan, efisiensi, keamanan, dan penghematan biaya, sambil mendukung perencanaan strategis dalam konteks teknologi informasi.


Apa itu Software Asset Management Lifecycle?


Software Asset Management (SAM) lifecycle adalah pendekatan berkelanjutan dalam mengelola aset perangkat lunak dari awal hingga akhir siklusnya. Dalam SAM lifecycle, perangkat lunak dikelola secara menyeluruh mulai dari perencanaan, akuisisi, penggunaan, pemeliharaan, hingga akhir siklus perangkat lunak.


Berikut adalah tahapan dalam Software Asset Management lifecycle:


1. Perencanaan (Planning): Tahap perencanaan melibatkan identifikasi kebutuhan perangkat lunak, pengembangan kebijakan dan prosedur untuk penggunaannya, serta perencanaan anggaran untuk akuisisi dan lisensi perangkat lunak.


2. Akuisisi (Acquisition): Pada tahap ini, perangkat lunak diakuisisi berdasarkan kebutuhan dan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses ini mencakup pembelian lisensi perangkat lunak, perjanjian kontrak dengan vendor, dan penerapan hak dan persyaratan lisensi.


3. Penggunaan (Deployment): Tahap penggunaan melibatkan pemasangan perangkat lunak pada perangkat atau sistem yang relevan, termasuk lisensi yang sesuai.


4. Pemantauan dan Pelacakan (Monitoring and Tracking): Dalam tahap ini, penggunaan perangkat lunak dipantau dan dilacak untuk memastikan kepatuhan terhadap lisensi dan persyaratan penggunaan. Pemantauan ini membantu mengidentifikasi dan mengelola potensi pelanggaran lisensi.


5. Pemeliharaan dan Pembaruan (Maintenance and Updates): Tahap ini melibatkan pemeliharaan rutin dan pembaruan perangkat lunak untuk menjaga keamanan, performa, dan ketersediaan optimal.


6. Audit dan Review (Audit and Review): Audit dan review dilakukan secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan lisensi dan prosedur penggunaan perangkat lunak.


7. Pensiun dan Penghapusan (Retirement and Disposal): Pada tahap ini, perangkat lunak yang sudah tidak digunakan atau usang dikelola dengan benar, termasuk penghapusan data dan lisensi yang terkait.


Software Asset Management lifecycle membantu organisasi mengoptimalkan pengelolaan perangkat lunak secara menyeluruh, dari awal pengadaan hingga akhir siklusnya. Dengan mengikuti SAM lifecycle, organisasi dapat memastikan kepatuhan terhadap lisensi, mengurangi risiko pelanggaran lisensi, dan mengoptimalkan investasi dalam perangkat lunak.


Bagaimana mengimplementasikan SAM?


Implementasi Software Asset Management (SAM) memerlukan perencanaan dan strategi yang matang. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimplementasikan SAM dalam organisasi:


1. Penetapan Tujuan dan Sasaran: Tentukan tujuan yang ingin dicapai dengan implementasi SAM, seperti meningkatkan kepatuhan lisensi, mengoptimalkan pengeluaran perangkat lunak, atau meningkatkan keamanan data. Pastikan sasaran yang ditetapkan dapat diukur dan terukur.


2. Tim Implementasi SAM: Bentuk tim implementasi yang terdiri dari anggota dari berbagai departemen, termasuk IT, keuangan, dan hukum. Tim ini akan menjadi pemimpin dalam proses implementasi SAM.


3. Inventarisasi Aset Perangkat Lunak: Lakukan inventarisasi lengkap atas semua perangkat lunak yang digunakan dalam organisasi. Identifikasi lisensi yang dimiliki, jumlah pengguna, dan lokasi penggunaan.


4. Penilaian Kebutuhan Lisensi: Tentukan jumlah lisensi yang dibutuhkan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan lisensi. Hindari membeli lisensi yang berlebihan atau kurang dari yang diperlukan.


5. Penilaian Kepatuhan Lisensi: Evaluasi apakah perangkat lunak yang diinstal sesuai dengan lisensi yang dimiliki. Identifikasi perangkat lunak yang tidak berlisensi atau lisensinya sudah kedaluwarsa.


6. Pengelolaan Perangkat Lunak: Gunakan alat pengelolaan perangkat lunak atau Software Asset Management tool untuk melacak dan mengelola perangkat lunak secara efisien.




7. Pengadaan dan Pembelian Lisensi: Atur proses pengadaan lisensi secara terpusat dan dokumentasikan dengan baik. Pastikan kesepakatan lisensi dengan vendor sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi.


8. Penerapan Kebijakan dan Prosedur: Tetapkan kebijakan dan prosedur penggunaan perangkat lunak yang jelas dan transparan. Sosialisasikan kepada seluruh pengguna untuk memastikan pemahaman dan kepatuhan.





9. Pelatihan dan Pendidikan: Sediakan pelatihan kepada pengguna tentang pentingnya kepatuhan lisensi dan penggunaan perangkat lunak yang aman.


10. Pemantauan dan Evaluasi: Lakukan pemantauan secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur SAM. Evaluasi hasil implementasi dan tentukan langkah-langkah perbaikan jika diperlukan.


11. Audit Internal: Lakukan audit internal secara berkala untuk memastikan kepatuhan lisensi dan efektivitas proses SAM.





12. Perbaikan Berkelanjutan: Jadikan implementasi SAM sebagai proses berkelanjutan dengan melakukan perbaikan dan penyesuaian berdasarkan evaluasi dan perubahan kebutuhan organisasi.


Implementasi Software Asset Management memerlukan komitmen dari seluruh organisasi, termasuk manajemen dan pengguna, untuk mencapai hasil yang optimal. Dengan mengimplementasikan SAM secara efektif, organisasi dapat mengoptimalkan pengelolaan perangkat lunak, meningkatkan kepatuhan lisensi, dan mengurangi risiko terkait aset perangkat lunak.


Konklusi


Manajemen Aset Perangkat Lunak adalah proses yang membantu Anda mengelola, mengontrol, dan melindungi lingkungan TI Anda. Ini bekerja bersama dengan HAM untuk membuat strategi Manajemen Aset TI yang komprehensif yang membuat organisasi tetap aman dan terorganisir secara efisien.


Manfaat SAM meliputi pengoptimalan biaya, dukungan dan pemeliharaan perangkat lunak yang lebih efektif, dan mitigasi risiko. Tapi praktis tidak mungkin untuk membuatnya bekerja secara maksimal tanpa alat ITAM yang tepat. Beberapa fitur utama yang harus diperhatikan adalah penemuan otomatis dan kemampuan inventaris serta penggunaan otomatisasi dan alokasi lisensi, serta kepatuhan.


Jika Anda siap untuk mulai merampingkan operasi ITAM Anda dengan InvGate Insight, lihat apa yang dapat dilakukannya dengan uji coba gratis 30 hari kami, tanpa obligasi!


39 tampilan0 komentar

Postingan Terakhir

Lihat Semua

Comments

Rated 0 out of 5 stars.
No ratings yet

Add a rating
bottom of page